En la era digital en la que vivimos, cada vez son más las empresas que apuestan por la digitalización de sus procesos y tareas diarias. La gestión de los gastos de viaje no es una excepción. Aunque todavía hay compañías que siguen utilizando métodos manuales para controlar estos gastos, la digitalización puede ofrecer numerosos beneficios. Estas son cinco razones por las que deberías considerar digitalizar la gestión de los gastos de viaje en tu empresa:

1. Ahorro de tiempo: La digitalización de la gestión de los gastos de viaje permite a los empleados reportar sus gastos de forma instantánea y remota, en lugar de tener que llenar formularios en papel. Por ejemplo, con tecnologías como Backpack, se tarda de media un 43% menos de tiempo en rellenar un informe de gastos. Esto significa que los empleados pueden dedicar más tiempo a su trabajo y los encargados de finanzas pueden centrarse en tareas más importantes en lugar de procesar recibos y formularios.
2. Mayor eficiencia: La automatización de los procesos relacionados con los gastos de viaje permite a los encargados de finanzas acceder a la información de manera más rápida y precisa. Además, la digitalización permite la integración con otros sistemas, lo que ayuda a optimizar el proceso de aprobación de los gastos.
3. Reducción de errores: Los errores de entrada de datos son comunes en los procesos manuales de gestión de gastos de viaje. Con la digitalización, los empleados pueden tomar fotografías de los recibos y subirlos directamente a una plataforma digital, lo que elimina la necesidad de transcribir manualmente la información. Además, la digitalización puede integrar datos de la tarjeta de crédito corporativa, lo que reduce aún más la posibilidad de errores humanos en la entrada de información. Estos errores pueden resultar costosos para las empresas, ya que pueden provocar retrasos en los procesos de aprobación y reembolso, además de aumentar el riesgo de fraudes.
4. Control de costes: La digitalización de este tipo de gestión ofrece visibilidad en tiempo real de los gastos relacionados con los viajes de negocios. Las soluciones digitales, como Backpack, pueden ofrecer herramientas de seguimiento de gastos, lo que permite a las empresas monitorear de cerca los patrones de gasto y detectar posibles excesos o desviaciones en el presupuesto. Esto ayuda a las empresas a tomar decisiones más informadas y a implementar políticas de viaje más efectivas para controlar y reducir los costes. Además de detectar rápidamente cualquier gasto no autorizado o fuera de política, lo que también ayuda a controlar los costes.
5. Mayor satisfacción de los empleados: El proceso manual de presentación de informes de gastos puede ser frustrante y consumir mucho tiempo. Los empleados tienen que guardar sus recibos, rellenar formularios, enviar correos electrónicos y esperar la aprobación de sus informes. Con la digitalización, los empleados pueden presentar sus informes de forma remota, rápida y sencilla, lo que ahorra tiempo y reduce la carga administrativa. Además, soluciones digitales como Backpack ofrecen una experiencia de usuario intuitiva y amigable, lo que facilita la presentación de informes de gastos y aumenta la satisfacción de los empleados.

La digitalización de la gestión de los gastos de viaje puede mejorar significativamente la eficiencia y reducir los costes para las empresas, así como mejorar la satisfacción de los empleados. Con tantas ventajas tangibles, es comprensible que cada vez sean más las empresas que optan por digitalizar sus procesos de gestión de gastos de viaje.

Backpack, la solución más ágil del mercado

A menudo, las empresas temen la digitalización de sus procesos debido a la percepción de que la implementación puede ser un proceso largo y tedioso. Sin embargo, con la solución de gastos de viaje Backpack esto ya no es un problema. Backpack es una herramienta de gestión de gastos de viaje que se implementa en solo 4 semanas y es extremadamente fácil de usar.

Backpack se enfoca en la simplicidad y la agilidad. La plataforma es intuitiva y fácil de utilizar, lo que significa que los empleados pueden comenzar a usarla de inmediato sin necesidad de largos procesos de capacitación. Además, Backpack se integra perfectamente con otras herramientas de software empresarial, como soluciones de gestión de recursos humanos o de contabilidad, lo que la hace aún más fácil de usar.

Con Backpack, las empresas pueden disfrutar de una amplia gama de funciones de gestión de gastos de viaje, como la capacidad de tomar fotos de recibos y subirlos directamente a la plataforma, integración de tarjetas de crédito corporativas, seguimiento de gastos en tiempo real y herramientas de análisis y reporte.

Si quieres saber más sobre cómo implementar Backpack, contáctanos y estaremos encantados de ofrecerte una demostración.