Vuelves de vacaciones y abres tu correo. De repente, un torrente de mails empieza a llenar tu bandeja de entrada como si no hubiera un mañana. “Tienes 423 mensajes nuevos”. Y aquel Outlook limpio e inmaculado que habías dejado antes de irte de vacaciones pasa a ser un territorio lleno de minas. Minas que durante horas tendrás que desactivar una a una para poder volver al estado del nirvana anterior.

Esta situación que hemos contado es prácticamente inevitable. Pero lo que sí se puede es tener el correo lo más organizado posible para que te genere menos estrés en tu día a día.

Te contamos algunos trucos para organizar y optimizar tu bandeja de entrada.

1. Empieza y acaba el día vaciando lo máximo posible tu bandeja de entrada. Cuando dejamos algún mensaje sin responder en la bandeja de entrada, y lo sabemos, es inevitable que aparezca ese pensamiento mientras realizamos otras tareas. Si lo puedes responder en menos de dos minutos, hazlo. Si no, asígnalo como tarea para cuando tengas el tiempo.
2. Crea carpetas o categorías. Aunque inicialmente puede tomar horas hacerlo y organizarlo, a medio y largo plazo te ayudará a ahorrar tiempo, ya que identificarás mucho más rápido donde puedes encontrar uno o varios correos en concreto.
3. Crea filtros para organizar tus correos. Una vez creadas las carpetas, puedes crear reglas para que los correos de “X” vayan a una categoría concreta y los de “Y” a otra. Depende de cual sea la app de correo que uses, los filtros se pueden encontrar en un sitio u otro. En el caso de Gmail, puedes hacerlos así.
4. Desactiva las notificaciones de correo entrante. Y, a cambio, revisa el correo cada aproximadamente 30 minutos. Las notificaciones, en especial las que llevan sonido, crean una sensación de urgencia por responder que hace que acabes distrayendote de la tarea que tenías que hacer. Es mejor revisar de vez en cuando el correo (un tiempo prudencial) al estrés de las notificaciones. Y si algo es muy importante, ya llamarán.
5. Usa la regla de los 3 correos. Si crees que un asunto va a precisar de 3 correos o más, mejor llama y probablemente se resolverá antes. Eso sí, luego puede ser importante dejar por escrito lo acordado, para que no haya malentendidos.

Bonus: apps y extensiones útiles

Cleanfox

Puede pasar que a lo largo de los años, queriéndolo o sin quererlo nos hayamos suscrito a varias páginas, newsletters o sencillamente hayan vendido nuestros datos a otras empresas, que ahora nos mandan correos día sí y día también. Cleanfox te ayuda a limpiar tu correo de cientos de mails con un solo clic y a seleccionar, de la manera más fácil posible, a qué quieres estar suscrito y a qué no. 

Spark

Una de las apps de correo más populares que existen. Spark aprende de ti para ir mejorando progresivamente tu bandeja de entrada.

Simple Gmail Notes

Esta extensión para Gmail permite añadir notas en tus correos de forma muy fácil y sencilla. Muy útil para casos en los que necesitas apuntar algo sobre un correo en concreto, o preparar una respuesta sin añadirla a borradores. En el caso de Gmail, existen cientos de extensiones que cubren la mayoría de necesidades que podamos tener.