Según Zoom, la compañía líder en comunicaciones por vídeo, la duración media de las reuniones virtuales en 2021 fue de 54 minutos. Un estudio parecido realizado por Ofita, fabricante de muebles de oficina, en 2016 situaba en 23 los minutos de duración media de las reuniones. Según estos datos, en 5 años –pandemia en medio– se ha doblado el tiempo medio de duración de un encuentro de trabajo, ya sea presencial o en remoto.

Como curiosidad, el mismo estudio de Zoom determina que el día de la semana con más presencia de reuniones en 2021 fue el miércoles. Además, un 71% de los usuarios ha dicho alguna vez «Estás en silencio«, o el 57% ha usado la frase «¿Todos pueden ver mi pantalla?». ¿Te sientes identificado?

Un 71% de usuarios ha dicho alguna vez en una reunión «Estás en silencio»

Según un estudio realizado Zoom en 2021 sobre reuniones en su plataforma.

Sea como sea, las reuniones han sido y serán un elemento crucial en el día a día de muchos trabajadores. Por eso, proponemos unos cuantos consejos para organizar mejor tus reuniones y que sean mucho más exitosas.

Define los objetivos

¿Qué quieres comunicar en la reunión? ¿Qué es lo que tratas de conseguir? Marca unos objetivos concretos. Siempre es preferible tener pocos objetivos pero claros y definidos, que muchos dispersos y estructurados de manera anárquica.

Haz un orden del día

Una vez definidos los objetivos, estructura los diferentes bloques de una reunión en un orden del día. Cuando hagas la convocatoria, envíalo para que todos los convocados sepan exactamente de qué se va a hablar en la reunión. Anima a que se sugieran más puntos por parte de los convocados. Si los notifican con suficiente antelación, añádelos al orden del día general.

No convoques a todo el mundo

Define quién es importante que esté en una reunión y quién no. Según el mismo estudio de Zoom, la participación media en una reunión fue de 10 participantes. Una reunión puede cortar la rutina de algunos trabajadores o, en algunos casos, suponer una pérdida de tiempo para otros. Por lo tanto, selecciona quién es imprescindible en esa reunión y quien no. Si se elabora un buen acta, será suficiente para que llegue la información a quién lo desees más tarde.

Usa la regla de los tercios

Según esta regla, para una reunión efectiva hay que dividirla en tres partes. Una vez en la reunión, en la primera parte se tratarán los temas más fáciles para que todos los convocados entren mejor, participen y, finalmente, se concentren. En un segundo bloque, se tratan los temas difíciles y centrales de la reunión. Y el tercer bloque es la parte de la descompresión, donde servirá de discusión, se hablará de temas más triviales y se irá diluyendo la reunión hasta finalizar.

No te andes por las ramas

Es muy fácil que en una reunión un punto lleve a otro, y este punto a otro, y así sucesivamente. Es normal. Pero intenta mantenerte dentro de la estructura que habías ideado en un principio para no desconectarte de los puntos principales. Si tienes un buen orden del día, este será como tu mapa cuando te pierdes y quieres volver a casa.

Recoge lo tratado en un acta

Responsabiliza a una sola persona de escribir un acta durante la reunión. Un acta debe recoger lo más importante que se haya tratado en dicha reunión, los acuerdos a los que se ha llegado y las conclusiones de la misma. Tener un buen acta de reunión es clave para que quede constancia de todo lo hablado. Cuando se acabe de redactar el acta, mándala a todos los convocados para que la tengan y por si quieren incluir algún punto que pueda faltar.

¡Mucha suerte en la próxima reunión!